Dùng AI nhập hoá đơn, chứng từ: để máy đọc, người kiểm

Bắt đầu từ một loại chứng từ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn nhập lại hoá đơn mua vào, phiếu giao hàng hay đơn đặt hàng bằng tay. Việc này lặp lại mỗi ngày, dễ sai một con số và khó kiểm khi dồn cuối tháng.

Giả sử một cửa hàng vật tư nhận khoảng 150 hoá đơn mua vào mỗi tháng. Đây là tình huống minh họa, không phải câu chuyện khách hàng thực tế. Kế toán mở từng file, gõ lại tên nhà cung cấp, mã số thuế, ngày, tổng tiền và tiền thuế vào bảng tính.

Đừng thử AI với mọi loại giấy tờ cùng lúc. Hãy chọn một loại chứng từ có mẫu tương đối giống nhau, ví dụ hoá đơn điện tử mua vào. Khi loại này chạy ổn mới thêm loại khác.

Quy định rõ trường cần đọc

AI làm tốt hơn khi biết chính xác cần lấy gì. Trước khi thử, ghi ra danh sách trường và cách ghi từng trường:

• Tên và mã số thuế người bán.
• Số hoá đơn, ký hiệu và ngày lập.
• Tổng tiền trước thuế, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán.
• Ghi chú: hoá đơn điều chỉnh, thay thế hay hoá đơn thường.

Thêm một quy tắc: trường nào không đọc được rõ thì để trống và ghi “cần kiểm tra”. Không để AI tự đoán số tiền hay mã số thuế.

Để AI đánh dấu chỗ chưa chắc

Kết quả tốt không phải bảng không có ô trống. Kết quả tốt là bảng nói rõ ô nào đáng tin và ô nào cần người xem lại.

Có thể yêu cầu AI tự đối chiếu vài điều đơn giản: tổng tiền trước thuế cộng tiền thuế có bằng tổng thanh toán không; mã số thuế có đủ chữ số không; ngày lập có nằm trong tháng đang xử lý không. Dòng nào lệch thì đánh dấu.

Người kiểm xem gì

Người kiểm không cần đọc lại từng hoá đơn từ đầu. Hãy tập trung vào ba nhóm:

1. Các dòng AI đã đánh dấu “cần kiểm tra”.
2. Các hoá đơn có số tiền lớn theo ngưỡng doanh nghiệp tự đặt.
3. Một mẫu ngẫu nhiên vài hoá đơn mỗi đợt, kể cả những dòng trông đúng.

Ghi lại mỗi lỗi tìm thấy: trường nào sai, sai thế nào. Sau vài đợt, danh sách này cho biết nên sửa hướng dẫn ở đâu, hoặc loại hoá đơn nào nên tiếp tục nhập tay.

Đo trước và sau

Trước khi thử, ghi lại thời gian nhập một đợt hoá đơn theo cách cũ và số lỗi phát hiện khi đối chiếu. Khi thử cách mới, đo cùng những bước đó, tính cả thời gian kiểm và sửa.

Nếu kế toán mất nhiều thời gian sửa hơn thời gian tiết kiệm được, hãy ghi nhận đúng như vậy. Có thể chứng từ chưa đủ chuẩn, hoặc việc này chưa phải việc nên giao cho AI lúc này.

Về dữ liệu

Hoá đơn có tên, mã số thuế và số tiền giao dịch với đối tác. Trước khi đưa vào một công cụ AI, hãy kiểm tra dữ liệu được lưu ở đâu, có được dùng để huấn luyện mô hình không và ai trong công ty được truy cập. Trong giai đoạn thử, nên dùng một tập hoá đơn nhỏ đã được người phụ trách đồng ý.